Tips voor het opstellen van een sollicitatiebrief
Ons advies is om gewoon te beginnen met schrijven met onderstaande principes, zodat je er gaandeweg steeds beter in wordt.
In het artikel “Opbouw sollicitatiebrief” hebben we de beginselen van een sollicitatiebrief uitgelegd.
In dit artikel willen we dieper ingaan op hoe je een goede sollicitatiebrief maakt. Wanneer je schrijft, zijn er een aantal zaken waar je op moet letten. Ook als je brief al klaar is, is het een goed idee om nog een laatste check te doen aan de hand van onderstaande punten.
Zelfs als je eenmaal weet wat er in een sollicitatiebrief moet worden beschreven, wil dat nog niet zeggen dat het eenvoudig is om er zelf een te schrijven.
Daarom geven we je nog wat tips die je wellicht kunt gebruiken als je een eigen brief gaat schrijven. Je kunt de tips het beste eerst een keer allemaal doorlezen voordat je begint met het opstellen van de sollicitatiebrief.
Bekijk onderstaande tips ook eens:
Een sollicitatiebrief voor een carrière switch
Een sollicitatiebrief voor een stage
Een sollicitatiebrief in een andere taal
Een indrukwekkende motivatiebrief
Een overtuigende sollicitatiebrief?
9 Tips om je sollicitatiebrief aan te passen aan elke vacature
Benadruk wat je onderscheidt
Elke werknemer heeft wel iets unieks, benadruk dat dan ook in je sollicitatiebrief. Je noemt uiteraard ook de andere kwaliteiten, maar benadruk die kwaliteiten die unieker/belangrijker zijn dan de rest.
Praten met anderen kan hierbij helpen. Zij kunnen dan aangeven wat volgens hen je sterkste punten zijn en zij kunnen hun mening geven of vragen stellen over je plannen.
Hier ga je dan weer over nadenken en zo krijg je een goed beeld of/en waarom deze baan echt bij je past.
Vergeet hierbij ook vooral niet naar je CV te verwijzen.
Maak het persoonlijk
Wek interesse bij de lezer, zoek een goede openingszin en zorg dat het echt een persoonlijke sollicitatiebrief wordt.
Het is belangrijk om met een goede binnenkomer al de interesse te wekken bij de (toekomstige) werkgever.
Geef in de brief duidelijk aan dat je gemotiveerd bent om bij het desbetreffende bedrijf aan de slag te gaan. Geef ook aan dat je graag op gesprek komt om je motivatie toe te lichten.
Blijf in de brief wel bij de feiten. Wanneer je dat lastig vindt, kun je de STAR-methode (situatie, taak, actie, resultaat) gebruiken om goed om te gaan met de feiten.
Zorg voor een duidelijke opbouw
Werkgevers ontvangen voor één functie vaak tientallen tot honderden sollicitatiebrieven.
Zij hebben niet of nauwelijks tijd om al deze brieven te lezen. Zorg er dus voor dat je brief goed opgebouwd is en dus makkelijk leest.
Een goede brief heeft een inleiding, kop en conclusie. Ook moet je motivatie en “match” met de functie en het bedrijf duidelijk naar voren komen.
Een goede tip is om vast te houden aan het AIDA-model, dat staat voor attention, interest, desire & action.
Een duidelijke opbouw zorgt voor een overzichtelijke brief en dus een georganiseerde indruk.
Maak geen fouten
Zorg voor correct taalgebruik en maak geen spelfouten, dat staat niet netjes in een sollicitatiebrief.
Je kunt hiervoor zorgen door een spellingscontrole te gebruiken, je brief na te lezen (liefst op papier) en door de brief te laten controleren door familie en vrienden.
Zoek bij twijfelgevallen altijd de spelwijze via het internet op, of vraag het na.
Maak een kladversie van je brief, schrijf zinnen op die je mooi vindt, lees ze een paar keer per dag over en schrijf er nieuwe ideeën bij. Schrijf een definitieve versie echter altijd op de computer. Hier kun je een laatste spellingcheck doen
Schrijf gepast zakelijk
Schat van tevoren goed in met wat voor bedrijf je te maken hebt. Hierdoor weet je in welke mate je een formele of informele sollicitatiebrief moet schrijven.
Het is daarentegen altijd belangrijk om degene aan wie je de brief richt aan te spreken met ‘Geachte heer’ of ‘Geachte mevrouw’.
Vaak staat in de vacature aan wie je de brief kunt richten.
Is dit niet het geval, gebruik dan enkel ‘Geachte heer/mevrouw’. Spreek degene die je aanspreekt in de brief bovendien ook altijd met ‘u’ aan. Het is namelijk een zakelijke brief.
Daarnaast ben je vaak nog niet bekend met de werkgever. Het is daarom erg belangrijk om zo zakelijk mogelijk te blijven.
Wees duidelijk
Maak in de sollicitatiebrief niet al te lange zinnen en werk met alinea’s, die je met een witregel scheidt.
Neem ook altijd een veilig lettertype als “Arial” of “Times New Roman” en hanteer hierbij een lettergrootte van 11 of 12.
Op deze manier blijft de brief overzichtelijk.
Hou het kort
Een sollicitatiebrief dient één A4’tje te beslaan, liever niet langer.
Als je niet op het eerste kantje de werkgever kan overtuigen van je kwaliteiten, wat zal een tweede kantje dan toevoegen?
Daarnaast is het voor de werkgever arbeidsintensiever om lange brieven te lezen.
Vermijd clichés
De woorden ‘enthousiaste teamplayer’ en ‘deze functie is me op het lijf geschreven’ worden vaak in sollicitatiebrieven gebruikt.
Maar wat zeggen ze eigenlijk? Iedereen zou dit kunnen zeggen in zijn brief.
Het zijn dan ook typische clichés die je eigenlijk niet in je brief wilt hebben. Ze zijn nietszeggend. Door te overdrijven verminder je juist je geloofwaardigheid en het effect van je tekst.
Bovendien is het lastiger om op te vallen wanneer je clichés gebruikt, omdat ze zo vaak in motivatiebrieven terugkomen.
Ga maar eens jouw brief hierop controleren, grote kans dat je je hier ook schuldig aan maakt.
Hoe moet het dan wel?
Een sollicitatiebrief maken doe je door concreet te zijn. Gebruik termen die je ook tijdens een sollicitatiegesprek zou gebruiken.
Dan zou je ook niet zo snel het woord ‘perfect’ gebruiken, maar eerder ‘goed’.
Maak je tekst leesbaar door te schrijven vanuit je eigen persoon. Hiermee laat je ook zien dat je goed weet wie je bent.
Bijvoorbeeld niet ‘deze vacature sluit perfect aan op…’, maar ‘de werkzaamheden passen goed bij mijn ervaring als (functie)’.
Ook kun je ‘ik heb een passie voor…’ vervangen door ‘in mijn functie als … heb ik gemerkt dat ik enthousiast word van…’.
Gebruik kernwoorden
Tegenwoordig worden niet meer alle sollicitatiebrieven persoonlijk doorgenomen door een recruiter.
Daar is namelijk software voor, waarmee ze snel door sollicitaties kunnen zoeken.
De recruiter kan een zoekwoord opgeven in een zoekfunctie waarmee jij natuurlijk gevonden wilt worden. Zorg er daarom dus voor dat je de juiste kernwoorden in je brief gebruikt.
Maar wat zijn dan de kernwoorden?
Deze kun je terugvinden in de vacature.
Ga na wat de drie belangrijkste woorden zijn. Misschien worden deze meerdere keren aangehaald in de vacature.
Kernwoorden zijn ook eigenschappen of competenties waarvan jij denkt dat ze relevant zijn voor de functie.
Wanneer je deze woorden weet, gebruik ze dan in je motivatie.
Leg ook uit met concrete voorbeelden waarom de kernwoorden voor jou van toepassing zijn.
Brief is een aanvulling op de CV
Tijdens het schrijven moet je je bedenken dat de brief een aanvulling moet zijn op je CV.
Het mag niet andersom het geval zijn.
Je CV is een opsomming van feiten en je sollicitatiebrief legt uit waarom die passen bij de functie waarvoor je solliciteert.
Het is wel een goed idee om aan te halen wanneer je bepaalde ervaring of interesses hebt ontwikkeld.
Op die manier maak je van je motivatie en CV een samenhangend geheel.
Als je CV mogelijk vragen kan oproepen bij een recruiter, zorg er dan voor dat je brief daar al een antwoord op geeft.
Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat je een periode niet hebt gewerkt, doordat je op wereldreis bent geweest. Benoem dat dan in je sollicitatiebrief, het liefst met vermelding wat je er van hebt geleerd dat relevant is voor de functie.
Verstuur in PDF formaat
Dit is een simpel, maar belangrijk advies: verstuur je gegevens op in PDF formaat, als dat is toegestaan.
Zo kan je opmaak niet verspringen en weet je zeker dat de recruiter het ziet zoals jij wilt.
Let wel dat er soms in de vacaturetekst staat hoe de organisatie de gegevens wilt ontvangen, maar vaak staat hier PDF ook bij.
Check je taalgebruik
Zoals we eerder hebben besproken moet je je schrijfstijl aanpassen aan het type organisatie. Toch gebruiken sollicitanten vaak een formele schrijfstijl, omdat dat het gebruikelijk is.
Ze kunnen dit ook doen omdat ze denken dat de recruiter zo een goede indruk van ze krijgt. Het tegendeel is echter waar. Je schrijfstijl weerspiegelt wie je bent.
Wanneer je dus te formeel schrijft, kan de recruiter denken dat je formeel bent. Dit werkt afstandelijk, want recruiters zijn zelden op zoek naar iemand met een formeel karakter.
Schrijven is schrappen, dus wees niet bang om je tekst te vervangen door uitdrukkingen die vlotter zijn.
Wees positief
Schrijf nooit negatief over eerdere werkgevers of ervaringen. Hiermee breng je niet alleen die dingen in een kwaad daglicht, maar ook jezelf.
In je brief kun je dus wel schrijven over wat je ergens hebt geleerd, maar gebruikt nooit een negatieve ondertoon. Het getuigt juist van aanpassingsvermogen als je een negatieve ervaring kunt omzetten tot een ervaring waarin je iets hebt geleerd.
Vervolgens kun je eventueel later in het sollicitatiegesprek wel de context toelichten, maar doe dit altijd via de “STAR” methode. Zo kun je aantonen hoe je in een bepaalde lastige situatie hebt gehandeld en wat het resultaat ervan was.
Eindcontrole brief
Wanneer je ergens lang mee bezig bent, dan heb je geen frisse blik meer. Het is simpelweg lastiger om dingen te herkennen die niet zo logisch of correct zijn.
Om die reden is het dus altijd een goed idee om je sollicitatiebrief te laten nakijken door iemand anders. Laat deze persoon niet alleen de grammatica controleren, maar ook juist de inhoud van de brief: globaal qua opbouw, maar ook qua uitdrukkingen.
Zorg ervoor dat de tekst een logische samenhang heeft en dat je de uitspraken onderbouwt met concrete voorbeelden.
Oefen en laat je inspireren!
Kortom, een sollicitatiebrief maken vraagt meer dan alleen beschrijven waarom jij geschikt bent voor een baan.
Als je bovenstaande adviezen in acht neemt, dan kan je jouw kansen op een sollicitatiegesprek aanzienlijk vergroten.
Laat je niet ontmoedingen door een afwijzing.
Het is niet moeilijk, maar een kwestie van oefenen.
